В любом случае, многие знакомы с наличием такого явления, как подшивки документов, что предоставляет возможность создать некую систему. Прежде всего, это чрезвычайно важно для архивного хранения документов. Сам процесс, несмотря на мнимую простоту, является важным аспектом организации. Для упрощения работы часто используется машинка для подшивки документов.
Как правильно и какие документы важно подшивать?
Прошивка предоставляет уникальную возможность не просто хранить важные документы, но и исключить шанс утраты определенных справок или заключений. После выполнения подшивки все бумаги успешно закреплены в папке и становиться сложно незаметно изъять какой-либо лист. Безопасность такого хранения документов пребывает на достаточно высоком уровне. К тому же, столь внушительная пачка кучи важных данных не занимает слишком много места и ее проще хранить.
Поддавать подшивке нужно не все бумаги любой фирмы, а только многостраничные, которые нужно передать в контролирующие или любые другие органы. Важные бумаги в архивных отделах размещаются непосредственно таким способом.
Подшивка бумаг с использованием специальной техники и материалов
Традиционная нить до сих пор часто используется для подшивки сравнительно малого количества документов. Для создания отверстия в бумаге применяется внушительная игла или устройство для проделывания дыр. Специальное оборудование в данной сфере также выступает распространенным вариантом. Так сшивают бумаги чаще всего в типографии.
Основы подшивки документов
Существует пару часто встречаемых правил прошивки листов документации, касающихся осуществления нумерации листов. В результате, можно хранить уверенность в том, что в каждой прошитой папке все документы упорядочены и составлены по системе.
Важные рекомендации для осуществления успешной прошивки документов:
- Каждый неверный номер страницы стоит зачеркнуть и поставить верный, после чего процедура обязательно должна быть заверена подписью.
- Чтобы поставить номер на лист, который превышает формат А4, это следует сделать в его правом верхнем углу предварительно полностью разложив.
- Письма также следует нумеровать – изначально конверт, а потом все листы.
- Документы, которые оформлены как дополнения, нумеруются отдельно.
- Обязательно следует пронумеровать все листы в папке подшивки.
- В ситуации превышения количества бумаг в подшивке в 250 единиц, все остальные стоит прошивать в отдельный том с предусмотренной отдельной нумерацией.
- Если это опись дела, он не нуждается в нумерации.
- Каждый лист нумеруется арабской цифрой в правому верхнем углу.